事例紹介

学校法人 駒澤大学様 WQ FW
教学系システムのデータを分析・抽出できるBIツールとして、
WebQuery を導入。エンドユーザーに実データを利用した
セミナーを実施、日々の業務でユーザー自身が簡単にデータの
利活用を実現できる環境を構築。
住鉱紹介
駒澤大学は約1万5千人の学生が7つの学部と8つの大学院研究科で学ぶ総合大学で、1882年に
麻布北日ケ窪に近代的な大学として開校されてから130年を超す歴史を有する。
仏教の教えと禅の精神を礎としており、その歴史と伝統を凝縮して表現するのが建学の理念
「行学一如」である。この理念にしたがい、最先端の専門研究の方法と成果を学生が容易かつ
着実に我が物とできるよう、丁寧できめ細かい教育が行なわれている。時代に流されることなく、
その動きを正確に洞察し、自分の進むべき道を自分の力で適切に判断できるようになり、
将来その道を歩むのに不可欠な知識・技能・資格を身につける教育を目指している。

導入背景

・教務データの活用環境を強化
・現場が使えるツールを利用することで、
 活用の幅を広げる

導入ポイント

・年配の方でも操作できるユーザビリティ
・データ更新機能の制限
・運用コストを抑えられること

導入効果

・現場での活用シーンの増加
・システム管理者の負担軽減

「教育改革」を機にIRを強化

見出し

 駒澤大学では「教育改革」におけるカリキュラムの改訂を機に教育制度に対応したシステムの再構築に着手した。
その中で教務データの活用環境を強化する方針を打ち立てたのだが、実際の活用方法については課題があった。
教務システム係の豊島氏は旧システムのデータ活用について、「本学では以前からデータをCSV出力して活用する仕組みは備えており、
エンドユーザーコンピューティング(EUC)を行っていました。しかしスクラッチで作ったシステムのためテーブルの結合や出力の
パターンが固定化されており、日々変化するユーザーのニーズに応えるためシステム担当が個別対応することもありました。
そこで自由度を求められる業務でも、柔軟に対応できるBIツールの選定を検討しました。」と語ってくれた。

こういった背景を元に2012年にデータ活用部分においてもシステムの刷新を決定。システム担当だけでなく、
現場の職員が扱えるBIツールを採用することでより柔軟なデータ活用環境を構築することを目指した。

WebQuery選定の決め手は「価格」と「操作性」

見出し

 豊島氏は、「BIツールの選定は4種から行いました。まず平成26年4月のカリキュラム改定までに、環境を素早く構築できるツール
であることが重要でした。環境としてはLinuxのPostgreSQLとWindowsのSQLServerと接続できることが条件でしたが、
ライセンス形態によって価格は大幅に変わってきますので、そこを抑えられるツールであることもポイントです。
今回のシステムの利用対象者は120名程でしたが、WebQueryはユーザーライセンスやCPUライセンスではなく
同時接続ライセンスだったため、非常に安価に構築することができると考えました。」と選定で重視したポイントを述べた。

更に、「本学では共有DBと言われる教務事務システムや学生関連システム、就職関連システムを横串しで活用できる様な
教学系のデータベースを構築したのですが、そのデータベースから簡単にデータをダウンロードできるツールであることも
非常に重要でした。この【簡単に】という選定ポイントとして重視したのが、いかに使い易いUIであるかという点です。
本当に利用できる製品か確認するために、システムコンサルタントの定期セミナーを各年代層の職員に受講してもらい評価しました。
その結果、これならいける、ということになったのです。」と操作性の良さも製品採用の大きな決め手となったと話してくれた。
そして最終的な選定の結果、システムコンサルタントのWebQueryを採用した。

大学でのWebQuery活用シーンと導入効果

見出し

 続いて大学での実業務でWebQueryがどの様に活用されているのか豊島氏に伺ったところ、「業務での利用シーンとして多いのは、
学部や学科から依頼された情報の出力です。また現状を解析して履修やカリキュラムの設定が本当に正しいのかをデータで把握する、
といったシーンで活用しています。また文科省等からの統計情報出力にも活用されています。定型業務という視点ては、
例えば学生情報であれば全学生名簿や学科別4年次の卒業判定結果、成績優秀者候補一覧、留学生出身国一覧といった多種多様な
情報を出力しています。」という回答をいただいた。

更にWebQueryを導入した効果を、「スクラッチで組むほどではない情報をWebQueryのテンプレート機能で簡単に作成できるので、
非常に役立っています。現時点で約630個の検索パターンがありますが、最初に教務システム係で作成したのが28個ですので、
いかにユーザーに浸透しているのかが分かります。こういったテンプレートが増えていく背景には、やはり本学のEUCによる
データの利活用が根底にあるのだと思います。」と大学のニーズとWebQueryがマッチしたことも明かしてくれた。

また同教務システム係の津吹氏にも導入の効果を伺ったところ、「ユーザー自身によるデータ活用の柔軟度が上がったこと、
欲しい時に欲しいデータが取れていることが最大の効果です。データ活用という意味では教務システム係への作業依頼が減りましたので、
こちらの作業時間も大分減ったのを実感しています。」と述べた。一方「テーブル間の結合については課題があります。ユーザーが
テーブルの結合を実施するのはやはり敷居が高いため、もっと簡単にできるように製品をブラッシュアップしていただきたいです。
後はレスポンスについても何か早くなるような機能を期待します。」と製品への要望も出ている。

システム活用を促進するための工夫

見出し

 本番稼働前には、システムコンサルタントがユーザーに対して製品の使用方法をレクチャーするセミナーを120名に対して実施した。
通常はサンプルデータを用いて実施するが、実際のデータを利用して活用シーンに併せたカリキュラムを作成しセミナーを実施した。
そのためユーザーが実際の業務を想定して操作性を学ぶことができた。

豊島氏は、「セミナー以外にもシステムを活用して貰うための工夫として、例えばデータを共有DBに提供している部署は無条件で
WebQueryを利用可能にしています。それ以外の部署については、申請ベースにして公開しています。そうすることで、
本当に利用しているユーザーの棚卸しやデータを利用しているという意識付けを行うことができ、システムを活用しているという
意識を持って利用して貰っています。」と語った。

今後の展望

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 駒澤大学では新たなカリキュラム変更として「教育改革」が平成30年に予定されている。教育改革とシステム改修は切り離せず、
その内容に即したシステム改修が発生する予定である。WebQueryを利用している部分もその対象になるため、それに即した教育や
バージョンアップが必要になる。同教務システム係の新籾氏は、「駒澤大学では大学生として最低限の力を身につけて卒業して欲しい
ので、設けたハードルを学生がクリアしているのか評価する仕組みを今後構築していく予定である。システムとして常に安定稼働しつつ、
またそういった方針に応えれらる様に対応していく。引き続きWebQueryを活用してプロジェクトを進めていきたい。」と今後の展望を語ってくれた。

システムイメージ

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会社概要

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プロフィール写真

駒澤大学 教務部学務課の方々
(中)教務システム係 係長 新籾秀一 氏
(左)教務システム係 豊島清 氏
(右)教務システム係 津吹洋平 氏

会社名: 学校法人駒澤大学
開校 : 1882年
本社 : 東京都世田谷区駒沢1丁目23番1号
所在地: 駒沢キャンパス
玉川キャンパス
深沢キャンパス
URL: https://www.komazawa-u.ac.jp/

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