業務の属人化にメリットってないの?~業務が属人化する理由~

0. はじめに

「業務の属人化」という表現が用いられる場合、ネガティブな意味で用いられてることがほとんどかと思います。しかし日々の業務で属人化が生じるのは何かしらのメリットがあるからではないでしょうか。

BI製品は業務の標準化を手助けするためのツールであるため、BI製品を販売する側にいると「属人化=悪」という考えに陥りやすいのですが、今回はあえて属人化のメリットを調べてみました。そのうえで業務において属人化とどう付き合えばいいのか考えていきたいと思います。

目次

  1. 企業における属人化のメリット
  2. 個人における属人化のメリット
  3. 属人化との付き合い方
  4. 終わりに

1. 企業における属人化のメリット

まずは企業におけるメリットを考えていきます。

①業務に慣れている個人が行った方が対応が素早い

よく聞く話としてトラブル発生時や緊急の依頼があった場合、技術の高い個人が対応することで素早く解決・対応できたということがあります。社内外で「あの人に聞けば大丈夫」といった分かりやすさや安心感につながる部分もあり、その個人の存在が企業のイメージアップにつながるメリットがあります。

担当者不在時は効率が下がるリスクがあるものの、特に以下のような職種や業務においては属人化がメリットになると考えられます。

  • 新規の業務、仕事内容が一定ではない業務
  • 専門的な知見や経験が必要と思われる業務
    • 例)営業、コンサルタント、プログラマ、セキュリティ担当、Webマーケターなど

これらは業務標準化を行うこと自体が難しかったり、標準化を行おうとするとかえって効率が悪くなる可能性も考えられます。

②人的コストが下がる

企業にとって同じ業務を複数人で行うか一人で行うかで人件費が変わってきます。また複数人で行う場合、その人たちの教育や業務の連携・引継ぎなどにも時間や費用を使う必要が出てきます。

この部分に関しては、特に総務や経理、情報システムといった非生産部門・間接部門と呼ばれる部門に対して起こりがちなようです。企業としては人的コストを削減できるのでメリットですが、人手を増やしたい部門にとってはあまり喜ばしいことではありません。

企業においては「短期間であまりコストをかけず成果を上げやすい状況」の場合はメリットになりやすい、と言えるかもしれません。

2. 個人における属人化のメリット

続いて個人におけるメリットです。

①個人の価値が上がる

個人の専門性が高ければ、組織内での個人の価値が高くなります。また知識や経験によっては取引先でも信頼を得られる企業を背負うような立場になるほか、市場での価値も高くなるため転職でも有利になるでしょう

②自分がやりやすいように仕事ができる

そもそも業務内容を共有するような相手がいないので共有する必要性を感じない、業務標準化に時間を割くくらいだったら自分でやってしまった方が早い、という場合も多いかと思います。これは裏返すと業務のブラックボックス化につながりやすく、周囲にとってデメリットになりやすい部分でもあります。

これらを踏まえると、個人においては「専門性を自分が独占できるような状態」がメリットになりやすいと考えられるのではないでしょうか。

3. 属人化との付き合い方

企業と個人のメリットを比較すると専門性の高い知識や経験によって「個人の価値が上がる」というメリット以外は、何かしらのリスクを伴っているような印象を受けます。

仕事をするうえで専門性の高い知識・経験を持った人の存在は必要不可欠です。しかし業務標準化は誰でも同じように業務が行えるようになる反面、専門知識や経験を持っている人たちの価値を下げる面もあります。そのため企業はそういった人たちにとってもメリットになるように考えながら 業務の標準化を進めていく必要があります。

具体的には標準化に必要な予算と時間の確保や、スキル育成の機会を提供し個人が自己の付加価値を高められるような環境を整備していくことが社外への人材の流出を食い止める意味でも有効なのではないでしょうか。

また専門的な業務でも部分的に標準化を行うことで、特にクリエイティブな業務に集中できる時間を増やすことが可能です。

業務標準化の手順については以下の記事の中の「RPA(業務の自動化)の進め方」を参考にしていただけるかと思います。

タイトルイメージ画像

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2019年3月19日

企業にとっても社員一人一人にとってもメリットになるように、 業務の標準化と属人化を組み合わせることで業務の効率を改善していけるとよいですね。

4. 終わりに

いかがだったでしょうか。

属人化も標準化も「効率よく業務を行う」という目的は同じですが、短期的な視野と長期的な視野でそれぞれにかかるコストやリスクが変わってくるように感じました。「属人化=悪」と決めつけず、社員のスキルアップを図れるような適切な属人化や環境の整備がこれからますます重要になってくるのではないでしょうか。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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