属人化にメリットはある?属人化の解消と業務効率化のためのポイント

はじめに

「属人化」という表現が用いられる場合、ネガティブな意味で用いられてることがほとんどです。しかし日々の業務で属人化が生じている以上、そこには何かしらのメリットがあるのではないでしょうか。

今回は企業・個人それぞれの観点から属人化のメリットとその裏に潜むリスクを把握した上で、業務において属人化とどう付き合っていけばいいか、どのように標準化を進めるとよいのかについて考えていきます。

企業における属人化のメリットとリスク

まずは企業におけるメリットを考えていきます。

業務に慣れている個人が対応した方が一連の行動が素早い

よく聞く話としてトラブル発生時や緊急の依頼があった場合、技術の高い個人が対応することで素早く解決・対応できたということがあります。社内外で「あの人に聞けば大丈夫」といった分かりやすさや安心感につながる部分もあり、その個人の存在が企業のイメージアップにつながるメリットがあります。

しっかりした専門知識を持った人材は社内外の信頼を獲得しやすい

担当者不在時は効率が下がるリスクがあるものの、特に以下のような職種や業務においては属人化がメリットになると考えられます。

  • 新規の業務、仕事内容が一定ではない業務
  • 専門的な知見や経験が必要と思われる業務
    • 例)営業、コンサルタント、プログラマ、セキュリティ担当、Webマーケターなど

これらの業務は業務標準化を行うこと自体が難しく、標準化を行おうとしてかえって効率が悪くなってしまう可能性もあります。

しかし上記のような業務以外では、以下のリスクが高まると考えられます。

  • 担当者不在時は業務をやり慣れていない人が担当するため効率が下がる
  • 目的や手順が明文化されていないと、引継ぎ時にかかる時間や手間が増えたり、引継ぎ漏れが発生しやすくなる
  • 業務の質が個人に依存しているため、担当が変わるたびに変動して安定しない

人的コストが下がる

企業にとって同じ業務を複数人で行うか一人で行うかで人件費が変わってきます。また複数人で行う場合、その人たちの教育や業務の連携・引継ぎなどにも時間や費用を使う必要が出てきます。

この部分に関しては、特に総務や経理、情報システムといった非生産部門・間接部門と呼ばれる部門に対して起こりがちなようです。企業としては人的コストを削減できるのでメリットですが、人手を増やしたい部門にとってはあまり喜ばしいことではありません。

企業においては「短期間であまりコストをかけず成果を上げやすい状況」の場合はメリットになりやすい、と言えるかもしれません。

個人における属人化のメリット

続いて個人におけるメリットです。

個人の価値が上がる

個人の専門性が高ければ、組織内での個人の価値が高くなります。また知識や経験によっては取引先でも信頼を得られる企業を背負うような立場になるほか、市場での価値も高くなるため転職でも有利になるでしょう。

企業にとっては個人が専門性を独占している状態=個人への依存や転職時の切り札にされるリスクが考えられますが、個人においては「専門性を自分が独占できるような状態」はメリットになりやすいと考えられます。

もちろん市場的にあまり価値のない専門性の高さは個人の武器になりにくいので注意が必要です。

スキルや専門性を高めることで市場における価値も向上させる

自分がやりやすいように仕事ができる

そもそも業務内容を共有するような相手がいないので共有する必要性を感じない、業務標準化に時間を割くくらいだったら自分でやってしまった方が早い、という場合も多いかと思います。

これは裏返すと業務のブラックボックス化につながりやすく、周囲にとってデメリットになりやすい部分です。

属人化への対策

企業と個人のメリットを比較すると専門性の高い知識や経験によって「個人の価値が上がる」というメリット以外は、何かしらのリスクを伴っているような印象を受けます。

それでは属人化への対策にはどういったものがあるのかを見ていきましょう。

業務フローの見直し

業務の一連の流れを整理し、誰もが大まかに手順が分かるようになっていると社内での共有もしやすく、またフローを変更しようと思った際に「なぜこの手順は省いてはいけないのか」なども把握しやすくなります。

業務フローの見直し・自動化については以下の記事の中の「RPA(業務の自動化)の進め方」でも紹介しております。

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マニュアルの作成

誰が見てもスムーズに正確に業務を遂行できるよう、マニュアルがあると便利です。例えばPCで行う業務ならばスクリーンショットを活用して図解するとなおわかりやすいでしょう。

また作成する際は手順だけでなく「なぜこれを行うのか」という目的や作業の意味や注意点などもあわせて記載すると親切です。

マニュアルが活用されなければ、作成に割いた工数も無駄になります。
またただマニュアルに従って業務を行うのではなく、マニュアルの場所がわかりにくいといった使いにくさがないか、人によって異なる解釈が生じるようなわかりにくさがないか、 などといったチェックや修正を適宜行えると社内にノウハウも蓄積され、よりよいマニュアルになっていくでしょう。

情報共有機会の提供

業務の専門性が高いがゆえに、他の社員に業務の意味や目的、内容などが理解されない場合もあります。

そういった場合に担当者が業務やスキルを抱え込まないように、行っている作業を任せきりにするのではなく、定期的に報告の場を設ける、コミュニケーションツールを活用するなどして進捗の確認や課題がないか相談しやすい環境を用意できると、コミュニケーション不足による作業のブラックボックス化を防止できます。

また担当者が社内に向けて情報を共有するだけでなく、上司が担当者に対して適切な評価を行うことも、担当者のモチベーションを向上させ、退職を防ぐ意味で重要だと考えられます。

標準化のための予算や時間、教育機会の提供

現在の業務が忙しいことを理由に、標準化を進められないという話をしばし耳にします。 これに関しては優先順位をつけて進めたり、社内を説得できるような情報を集めて共有していくことが重要です。

また専門性知識を身に着けた人材が複数人いれば、それらの社員同士も相談がしやすくなったり、お互いの仕事もチェックしやすくなるのではないでしょうか。

標準化に必要な予算と時間の確保や、スキル育成の機会を提供し個人が自己の付加価値を高められるような環境を整備していくことは、社外への人材の流出を食い止める意味でも有効だと考えられます。

セミナーによる教育機会の提供

仕事をするうえで専門性の高い知識・経験を持った人の存在は必要不可欠です。しかし業務標準化は誰でも同じように業務が行えるようになる反面、専門知識や経験を持っている人たちの価値を下げる面もあります。そのため企業はそういった人たちにとってもメリットになるように考えながら 業務の標準化を進めていく必要があります。

また専門的な業務であっても部分的に標準化を行うことで、特にクリエイティブな業務に集中できる時間を増やすことが可能です。

おわりに

いかがだったでしょうか。

属人化も標準化も「効率よく業務を行う」という目的は同じですが、短期的な視野と長期的な視野でそれぞれにかかるコストやリスクが変わってくるように感じました。「属人化=悪」と決めつけず、社員のスキルアップを図れるような適切な属人化や環境の整備がこれからますます重要になってくるのではないでしょうか。

企業にとっても社員一人一人にとってもメリットになるように、 標準化と属人化を組み合わせて業務の効率を改善していけるとよいですね。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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