RPAやExcelマクロ/VBAだけじゃない!業務効率化・自動化のための選択肢

0. はじめに

業務を効率化しようと考えたときに思い浮かぶキーワードが「RPA」という方は少なくないでしょう。

そこからRPAツールについて調べたり、RPAツールと比較されることの多いExcelマクロ/VBAでできることがないか調べたりする中で、「RPAツールでしかできないことって何?」、「Excelマクロ/VBAじゃダメなの?」といった疑問を抱く方もいらっしゃると思います。

この記事では、RPAとExcelマクロ/VBAの違いに加え、両者以外の業務効率化の方法をご紹介していこうと思います。

目次

  1. RPAツールとExcelマクロ/VBAの違い
  2. 業務効率化のための選択肢
  3. おわりに

1. RPAツールとExcelマクロ/VBAの違い

RPAツールとよく比較されるのがExcelマクロ/VBAです。
まずはRPAツールとExcelマクロ/VBAの違いについて、様々な角度からみていきましょう。

ちなみにExcelマクロはExcelの機能名、VBAはマクロのコードをつくるときに使用する言語の名称です。
(マクロのコードを作成できる言語はVBA以外にもあります。)
マクロ作成にVBAが使用されているので、一般的には両者を同じような意味で使用しても概ね問題ありませんが、Excelのマクロ機能とVBAで少々変わってくる部分もあるので、ここでは必要に応じて分けて書いていきます。

①適用範囲

ExcelマクロExcel上の作業の自動化
VBAOfficeアプリケーションの範囲内の作業の自動化
RPAツールPC上の作業全般の自動化

上から徐々に適用範囲が広がっていくイメージです。Excel上の作業であればExcelマクロやVBAで自動化が可能であり、それよりもっと広範囲なのがRPAツールです。

②プログラミング知識/スキル

Excelマクロマクロ機能でカバーできる範囲であれば不要。
VBAマクロ機能でカバーできない範囲かつOfficeアプリケーション内の複雑な機能を自動化したい場合は必要。
RPAツールプログラミングスキルがなくても設定しやすい。
ただし、設定する上で最低限のプログラミング知識やスキルは必要。
また連携しているシステムへの依存度が高い分、それらのシステムに変更があった場合、RPAツールの設定変更が必要な可能性もある。

VBAに比べてRPAツールの方が設定はしやすいかもしれませんが、最低限のプログラミング知識・スキルがあった方がツールを使いこなすことができるでしょう。

③データ処理量

Excelマクロ/VBAPCのスペックに依存するため、大量のデータを一度に処理すると負荷が大きくなり、時間がかかる。
RPAツール企業のサーバーやクラウド上で動作する製品ならばPCのスペックに依存することがないため、膨大なデータも扱いやすい。

PCのスペックにも拠りますが、大量のデータはRPAツールの方が扱いやすいようです。

④ツール成熟度

Excelマクロ/VBA利用者も多く、ツールとしての成熟度は高い。
RPAツール発展途上であり、最初に作り込み過ぎると、あとから生まれた機能が搭載しにくくなる可能性がある。

開発されてからの歴史が長く、利用者が多い分、Excelマクロ/VBAの方がツールとしての成熟度は高いです。そのため、ツールとして何ができて何ができないのかということを把握しているといえるでしょう。

⑤セキュリティ

Excelマクロ/VBA自社内で構築から保守まで一貫して行える分、情報流出を防ぎ、セキュリティリスクを低くできる。
RPAツールRPAは作業範囲が広く自動化できる分、人間の代わりにパスワードを入力したり、アクセス権限を用いて重要情報にアクセスしたりする。そのため、セキュリティ対策をしっかり行う必要がある。

適用範囲が広範囲な分、RPAツールはセキュリティ対策をしっかり行う必要があります。またExcelマクロ/VBAもRPAツールに比べたらセキュリティリスクを低い可能性がある、というだけなので、いずれにせよ情報の取扱いには注意が必要です。

⑥コスト

Excelマクロ/VBAほとんどの企業に既に導入されているため、導入コストはかからない。その分、Excelデータの管理やマクロを組むといったときに時間や人件費がかかる。
(※スキルの属人化に注意)
RPAツール導入コスト/保守のコストがかかる。その分、人件費やそれまでかかっていた作業時間は削減できる可能性がある。また自動化する作業を見極めないと、作業に対して機能がオーバースペックになる可能性がある。

コストに関しては「時間を掛けて安く済ませるか、高くてもお金を掛けて時間を短縮するか」という二項対立ではなく、対象となる作業にどれだけお金と時間を掛ける価値があるのか、精査することが重要です。

2. 業務効率化のための選択肢

ここまで、RPAツールとExcelマクロ/VBAの違いをご紹介しました。
それぞれ一長一短あることをご理解いただけたかと思います。

続いて、上記以外の業務効率化の選択肢についていくつかご紹介いたします。

例えば、以下の記事では業務自動化の進め方について紹介しています。

タイトルイメージ画像

RPAはBIツールで実現できる?

2019年3月19日

その中に業務の仕分けがありますが、検討して目的が不明確な業務、意味のない業務は廃止するというのも選択肢としてあります。

仕分けの結果、やはり自動化/効率化が必要となった場合、Excelマクロ/VBAやRPAツール以外の手段としては、以下のようなものが考えられます。

①SaaS(Software as a Service)を組み合わせる

SaaSはインターネット経由でクラウド上のアプリケーションを利用するサービスのことです。インターネット環境さえあれば、デバイスや契約アカウント数に応じて時間や場所を問わずに使用できます。

また様々なSaaSが登場しているため、それらを組み合わせることで特定の業務を自動化させることも可能です。例えば、Web会議システムを使うことで会議室の空き状況や移動時間に縛られなくなり、文書管理システムを使うことで申請や承認にかかる時間を省くことができます。

②チャットbotの利用

問い合わせを自動化することで対応スタッフの負担を軽減したいときに有効な手段です。
データを自動学習することで応答の精度を上げていくAI搭載型とAI非搭載のシナリオ(ルールベース)型があります。

③GAS(Google Apps Script)を記述

GASはGoogleが提供しているスクリプト言語であり、Googleが提供するサービスを連携できます。JavaScriptをもとに作られているため、他のスクリプト言語より比較的簡単と言われており、記述することで例えばスプレッドシートへのグラフの作成・挿入、Gmailの受信ボックスから該当する条件のメール本文をスプレッドシートに書き出す、などといったことが可能になります。

④アウトソーシング(Outsourcing)の活用

業務に必要な人材を企業外部から調達する、企業外部に業務の一部を発注することを指します。

企業外部にある高い専門性を活用することで、自社の得意分野に人材を集中させる戦略的アウトソーシングが近年広がっているようです。またBPO(Business Process Outsourcing)といった、例えば企業の仕事を部署単位で外注することで自社の資源を得意分野により集中させる、という戦略も行われています。

このように、業務効率化の方法はRPAツールの導入だけではありません。もちろん、ここに書いたこと以外の選択肢もたくさんあります。視野を広げて考えることで、業務効率化のためのより良い方法が開けるのではないでしょうか。

3. おわりに

いかがだったでしょうか。

記事を書くために情報を調べる中で、 個人的にはビジネスを行う上で最新の情報を知っていることはもちろん重要ですが、同時に以前からある情報が活用できないか知恵を絞ることも、過去の情報資源を活用する、また自分の頭で考えるという点で大切だと感じました。

また弊社では業務効率化のお手伝いをBIツールで以下のように行っております。

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