【Excellentの使い方】RPAやパッケージ製品を組み合わせてコストを削減!

はじめに

「BIツールで出来ることは何となくわかるけど、業務の中での使用方法がいまいちイメージできない…」
「他の企業ではどんな風にBIツールを活用しているのか知りたい!」
といった方々に向け、弊社のお客様に伺ったWebQuery/Excellentの業務における使用方法を対話形式でご紹介いたします。

今回ご紹介するのは社宅管理の業務でExcellentをご使用いただいているお客様の使用イメージです。

RPAと組み合わせて作業効率を向上

KSC
まず、会社全体としてどのような事業を行っているのか教えていただけますか?
社宅管理
企業としては、グループ会社へのサービス提供を主な事業としています。皆さんの会社で総務が行うような福利厚生や保険に関する業務などの代行と思っていただくとイメージしやすいかと思います。その他、旅行代理業や不動産事業など幅広く行っています。
KSC
それらの業務の中で、Excellentはどのような業務でご使用いただいているんでしょうか?
社宅管理
不動産業務の中の社宅を管理する業務で使用しています。別の企業さんの固定資産管理パッケージシステムを使用しているんですが、そのシステムの管理帳票出力ツールとして毎日、Excellentを使用しています。
KSC
パッケージ製品同士を組み合わせて使用なさっているんですね。社宅管理の業務においては日々どのようなデータを抽出しているんですか?
社宅管理
毎日抽出するのは支払い関係のデータですね。経理のシステムにつぎ込んだ支払い情報のデータと基幹システムから取り出したデータが合致しているか確認する作業にExcellentを使っています。
KSC
確かにお金に関係するデータは特に間違えるわけにはいきませんからね…。
社宅管理
はい、間違いがないようにExcellentを使ってしっかりチェックしています(笑)。他にも社宅の契約情報を抽出してExcelに落とし込む作業も日常的に行われています。あとは月2~3回、請求関係や振替伝票関係の帳票を作るのに使用しています。
KSC
使い方のイメージとしてはそういったデータはすぐに確認できるように処理をExcellentの定型処理に登録しておいて、必要なときにユーザーがクリックしてデータの抽出や帳票の作成をする、という感じですか?
社宅管理
Excellentの定型処理はもちろん使っているのですが、帳票作成の一連の作業はRPA専用のPCが行っていますね。実行自体は手動ですが、Excellent以外の操作も含めてRPAが代行して行っています。RPAに操作を記憶させて、定型の操作をシミュレーションするようなイメージを持っていただけるといいかと思います。

社宅管理業務におけるExcellent使用イメージ
(RPA・他パッケージシステムとの組み合わせ)
KSC
帳票作成の手順を自動化させるためにExcellentをRPAの作業に組み込んでいるんですね!すごい…
社宅管理
そうですね。帳票作成の手順はある程度決まっているため、RPAに任せることで今まで作成に使っていた時間を別の作業に使えるようになりました。
KSC
RPAと組み合わせることで時間的コストを削減しているんですね。 先程パッケージ製品を組み合わせているとおっしゃっていましたが、そちらでは開発や保守の経済的コストを削減なさっているので、さまざまなコストが削減できているのではないでしょうか?
社宅管理
特にRPAは「待ち時間を減らしたい」という気持ちもあったので、そういった部分のストレスもだいぶ軽減されたと思います。
KSC
確かに待ち時間のイライラがなくなるって素晴らしいですね…!

帳票ツールとして評判通り使いやすい

KSC
Excellentを導入する前は、どのようなBIツールを使っていらっしゃったんですか?
社宅管理
以前はグループ会社が作成したシステムを使用していました。しかしそのサポートが切れてしまい、新しくシステムを構築する必要があったことがきっかけですね。
KSC
Excellentの存在を知ったきっかけは何だったのでしょうか?
社宅管理
ベンダーさんと相談したときに費用を抑えるためにパッケージ製品を活用しようという話になったんですが、その時に「帳票ツールとしてExcellentは使いやすいよ」という紹介を受けたため、そのまま導入しました。
KSC
実際に使ってみて、使い心地はいかがでしたか…?
社宅管理
導入当時、Excellentを使ってデータを拾い出して帳票を作成したんですが、コツをつかんでしまえば評判通り使いやすいツールだと感じました。
KSC
ありがとうございます…!
社宅管理
弊社ではBAツールも使用しているんですが、そちらよりExcellentの方が操作しやすいです。BAツールは操作が難しくて覚えられないんです…。
KSC
マニュアルを確認しないでも使えることはたくさんの人が使うツールでは結構重要になってきますよね。
社宅管理
そうですね。Excellentは検索条件がドラッグ&ドロップで直感的に選択/設定できるので使いやすいツールだと思います。
KSC
そう言っていただけて大変うれしく思います。本日は貴重なお話、ありがとうございました!

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