【WebQueryの使い方】売上資料の作成が丸1日から10分に短縮!

はじめに

「BIツールで出来ることは何となくわかるけど、業務の中での使用方法がいまいちイメージできない…」
「他の企業ではどんな風にBIツールを活用しているのか知りたい!」
といった方々に向け、弊社のお客様に伺ったWebQuery/Excellentの業務における使用方法を対話形式でご紹介いたします。

今回ご紹介するのは合成樹脂メーカーの業務でWebQueryをご使用いただいているお客様の使用イメージです。

売上資料の作成が丸一日から10分に短縮!

KSC
まず御社の事業内容を教えていただけますか?
合成樹脂メーカー
弊社は合成樹脂を製造しています。プラスチックの原料となる粘土状や液状のものをつくっているようなイメージです。
KSC
弊社のBIツールが使用されているのはどういった業務なのでしょうか?
合成樹脂メーカー
メインユーザーは営業で、週一で売上を確認し資料を作成しています。日々、担当のお客様からの注文をいただいて製品を購入していただいているのですが、予算に対し目標がどのくらい達成されているのか、また乖離しているのかといった部分を確認しています。
KSC
なるほど、予算の達成率確認にご使用いただいているんですね。
合成樹脂メーカー
実はWebQueryを導入する前はこの売上資料の作成に丸一日かかっていたんです…。
KSC
丸一日…!なぜそのような状況だったのか伺ってもよいですか?
合成樹脂メーカー
報告資料は「製品の用途別」でデータをまとめる必要があったのですが、弊社の基幹システムには「製品の種類」ごとの情報しかなかったんです。そのため営業は基幹のデータを見ながら手作業で資料を作成していました。

ただそれだと時間もかかる上、手作業であることからミスが発生しやすく、データの信頼性が低くなったり、作成者ごとにフォーマットがばらつくという問題がありました。

以上のことから資料作成の自動化・工数削減は必須でした。
KSC
そのような状況からWebQueryを導入していただいた理由は何だったんですか?
合成樹脂メーカー
たまたまWebQueryの電話営業があり、そこで課題に対するWebQueryを使った解決策を提案していただきました。その流れでデモを行ってもらうことになり、導入の運びとなりました。

提案された解決策はWebQueryの中に「用途」のテーブルをつくり基幹システムと結合させるという案で、それを実施することで上記の課題は解決しました。
KSC
丸一日かかっていた資料作成はどのくらいまで短縮されたのでしょうか…?
合成樹脂メーカー
5~10分になりました。そのため今まで資料作成に割いていた時間を営業本来の業務に使えるようになりましたね。またデータへの信頼性が高くなったため「どれだけ売り上げたか」ということだけではなく「予算をどれくらい達成できたか」という観点で施策に取り組めるようになりました。
KSC
WebQueryを導入したことで資料作成の効率が改善され、仕事への意識も変わっていったんですね!

さらなる作業効率改善に向けて

KSC
あらためて伺いますが、WebQueryの使い勝手はいかがでしょうか?
合成樹脂メーカー
WebQueryは最後に定型処理を使った人の名前と時刻が画面に表示されるところが利用者や利用頻度を確認できるので気に入っています。導入当初はログレベルでログイン頻度を把握し、あまり使っていない人には使ってもらうよう働きかけたりもしていました。またグラフィカルで事細かに説明せずとも直感的に使え、ピボットや項目の追加・削除などの操作性もいいですね。
KSC
営業以外の方もWebQueryを使用しているんですか?
合成樹脂メーカー
データベースに基幹業務データを投入することで、営業部門以外の生産系の部門でもデータ活用を検討・実施できるようにしはじめました。

例えば効率のよい作業計画を立てるために工場の作業時間の統計を取ってWebQueryで分析したり、製品を作る際の材料の配合をテーブルの結合や条件を設定して確認できるようにしたりしています。
KSC
製品を活用していただける範囲が広がっているようで、大変うれしいです!

最後に、今後の展望を伺わせてください。
合成樹脂メーカー
今後はリモートコネクトによってリアルタイムのデータがみられるようにしたり、ポータルサイトでポートレットを使用して売上が表示できるようにしたりしていこうと考えています。
KSC
本日は貴重なお話、ありがとうございました!

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