【Excellentの使い方】ドラッグ＆ドロップで製品のデータを抽出！

はじめに

「BIツールで出来ることは何となくわかるけど、業務の中での使用方法がいまいちイメージできない…」
「他の企業ではどんな風にBIツールを活用しているのか知りたい！」
といった方々に向け、弊社のお客様に伺ったWebQuery/Excellentの業務における使用方法を対話形式でご紹介いたします。

今回ご紹介するのは電気機械器具製造業の業務でExcellentをご使用いただいているお客様の使用イメージです。

工場のライン担当がドラッグ＆ドロップで製品のデータを抽出！

まずは御社の事業内容を教えていただけますか？

配電盤や分電盤、制御盤と呼ばれる電力インフラに関わる製品の設計・製造・販売・保守を行っています。

業務でExcellentをご使用いただいているとのことですが、どういった部分でご使用いただいているのでしょうか？製品を製造する工場とかですか？

工場ではライン担当が在庫・部品のメンテナンス・原価などの情報を確認するのにExcellentを使っています。

それはエンドユーザーの方が定型処理をクリックして必要なデータを抽出しているんですか？

いや、検索対象が毎度変わるものなので工場では自由検索を使うことがほとんどです。また工場の工務はデータベースのデータを確認するのによく使っています。ドラッグ＆ドロップで検索条件を設定できるので、ある程度のデータ検索ならばSQLの知識がない現場の人間でもできるのがいいですね。もちろん定型処理も使っていますが、工場においては担当が売上や受注を確認するのに使用する程度です。

ライン担当という現場の方々が自由検索で必要なデータを検索して確認しているんですね。他にExcellentをご使用いただいている業務はありますか？

管理部門と営業部門では定型処理を使って受注や売上などシステムで入力した定型的な実績データを確認しています。営業が管理している月次の帳票データを管理部門でも確認するようなイメージです。Excellentを使う人数でいったら、営業が一番多いですね。あと社長や会長もExcellentでデータを確認しています。

受注や売上など定期的に確認するデータは定型処理に登録して、異なる部門でも同じデータが確認できるようになっているんですね。

エンドユーザーの方々がご自身で定型処理を作成/登録なさっているんですか？

2/3はシステム部門が作成したものですが、1/3は他の部門の人が作成したものですね。帳票作成にハードルを感じている人が多い印象もありますが、エンドユーザー側で複雑な検索条件の定型処理を作成したい場合にはシステム部門に質問してくることもあります。

難易度の高いことはシステム部門の力を借りつつ、自由検索や難易度の低い定型処理登録などできることはエンドユーザー側で行っているんですね。なるほど！

帳票作成依頼を減らしてシステム部門の負担を軽減

Excellentを導入していただいた背景にはどんな課題があったんですか？

以前はOracleのデータをExcelに出力し、帳票用に加工していたんです。しかしの方法だとどんどんバージョンアップするExcelに合わせてマクロをメンテナンスしなければならないことに煩わしさがありました。また帳票を作成しないとデータが閲覧できなかったため、ユーザーに言われるがままに帳票を作成しており、それがシステム部門の負担になっていました。そんな状況なので帳票が管理しきれず、なかには作成したものの使用されているかどうかわからないような帳票もありました。

①ツールのメンテナンス作業が手間だった
②帳票作成がシステム部門の負担になっていた
③帳票の管理ができないような状況になっていた

というのが導入前の課題だったんですね。

そこからExcellentを導入していただいた経緯は何だったのでしょうか？

先程お話した状況からシステムを見直すにあたり、最初はExcelをやめてシステム上でみれるようなツールでの対応を検討していました。しかしユーザーに要望を聞いていくと、それまでExcelを使いながらデータベースを編集できるような製品を使用していたため、それに近いツール、データベースのデータをExcelへ出力できる製品を探し始めました。

そもそもExcelを使用するようなBIツールは少ない中、ExcellentはExcelベースでユーザーがデータを加工しやすく、また帳票も作成できるという点が決め手でしたね。

Excellent導入後の効果はいかがですか？

やはりエンドユーザーが自由検索や定型処理で必要なデータを確認できるようになったことでシステム部門への帳票作成依頼が減り、システム部門の負担が軽減されたのは大きいですね。Excelのバージョンアップに伴うマクロのメンテナンスもなくなり、帳票が管理しきれないということもなくなりました。

導入以前にあった課題が無事に解決されたようで安心しました。

最後に、今後の展望を伺わせてください！

ユーザーからシステムに対する要望がもっと上がってくるようにしていきたいです。ユーザーの中には定型処理作成/帳票作成にハードルを感じている人もまだまだいるので、BIツールの使い方やデータ分析の重要性などをユーザーにもっと浸透させることで、BIツールやデータ分析への苦手意識が解消されるのではないかと思っています。