【Excellentの使い方】取引先のシステムにあった形式で明細書を作成！

はじめに

「BIツールで出来ることは何となくわかるけど、業務の中での使用方法がいまいちイメージできない…」
「他の企業ではどんな風にBIツールを活用しているのか知りたい！」
といった方々に向け、弊社のお客様に伺ったWebQuery/Excellentの業務における使用方法を対話形式でご紹介いたします。

今回ご紹介するのは食肉の卸売業でExcellentをご使用いただいているお客様の使用イメージです。

事務職間で定型処理やノウハウを共有

本日はよろしくお願いいたします。まず御社の事業内容を教えていただけますか？

食肉の卸売企業として、牛肉や豚肉の買い付け・加工・販売・流通・輸出を行っています。

Excellentを使用していただいているのはどの部門の方々なんでしょうか？

Excellentを使用しているのは、弊社の営業部門の事務職です。営業が見たいデータがあれば事務職に依頼して抽出してもらう、という使い方をしています。

他社だと情報部門に欲しいデータの抽出を依頼する、ということを聞きますが御社では事務職の方がデータを抽出しているんですね。

営業から依頼を受けて、事務職の方はどういったデータを抽出しているのでしょうか？

食肉卸用のパッケージシステムがあるのですが、そこにある出荷や売上のデータをExcellentの定型処理で引っ張ってきて、取引先のシステムに合った形の明細書を作成しています。その後マクロでフォーマットを変換し、そのままメールなどで送付できるようにしています。
懇意にしているお客様からの要望で牛や豚の特定の品種のデータを出すこともありますね。

あとは在庫をどこに入れたか、日々出てくる消えない在庫がどうなったかを確認するのもExcellentで確認しています。

「日々出てくる消えない在庫」というのはなんでしょうか？

システム上では出荷したのに、品を持っていき忘れてしまうことがあったりするのですが、そのままシステム上で「出荷状態」になっていると他のシステムとの矛盾が生じたときにエラーが出るようになっているんです。そのエラーやエラーが生じた際に「いつ出荷したか」をチェックするのにExcellentを使っています。

事務職の方がExcellentで行っているのは

出荷や売上のデータを使って取引先のシステムに合った形での明細書作成
在庫状況の確認
在庫データのエラーチェック

といった作業なんですね。

定型処理はどなたが作成しているんですか？

定型処理自体は事務職自身で使いやすいように自由に作ってもらっています。

事務職の間で共有している定型処理があったり、セミナーに参加した人が参加していない人に教えながら使っているなど、ノウハウを共有しながら自由にExcellentを使っています。

これもやはり他社だと情報システム部門が定型処理の作成をしているという話をしばし耳にするのですが、「誰でも使えるBIツール」として事務職の方々に問題なくExcellentをお使いいただけているようで安心しました…！

明細書作成やエラーデータチェックの時間を短縮

Excellentを導入したきっかけを伺ってもよいですか?

きっかけは当時の社長から「簡単にデータを見たい」という要望があったことでした。

しかし現場の方でも明細書作成にデータをひとつひとつ手で入力していたことが負担になっていました。

確かにデータをひとつひとつ手入力するのは大変ですね…

牛や豚には一頭ずつ割り振られている10桁の個体識別番号というものがあるのですが、これを間違えると何かあったときに大変なことになるので、そういったものの入力にだいぶ神経を使っていたと思います…。

また先程言ったように取引先ごとにフォーマットが異なっていることも入力に時間がかかる理由のひとつでした。

きっかけは御社の社長の一言ですが、実は現場も課題を抱えていたんですね。そこでBIツールの導入を検討し始めたと。

先程お話した食肉卸用のパッケージシステムには帳票が全然なかったのと、食肉卸用システムの方に固定で売上確認のデータをつくると何個もつくる必要があったこともあり、ベンダーさんにExcellentを紹介していただきました。

導入の決め手は何だったのでしょうか？

誰でも問題なく操作できる点もそうですが、システムコンサルタントさんは1992年からExcellentを販売していたので、その歴史の長さに安心感がありましたね。

ありがとうございます。Excelベースで淘汰されにくいツールという評価も他社の方からいただいております。

導入後の効果はいかがでしょうか？

食品トレーサビリティシステムから個体識別番号をExcellentにそのまま反映できるようになり、明細書作成の時間短縮とともにデータに対する信頼性も向上しました。

また繰り返しになりますが出荷データのエラーがチェックしやすくなりましたね。以前は食肉卸用のパッケージシステムの方でエラーデータを検索していたので結構時間がかかっていたのですが、こちらの時間も短縮されました。

明細書作成やエラーデータチェックの時間短縮にExcellentが貢献できているようで嬉しく思います。

最後に今後の展望をお聞かせください。

現在の作業のさらなる効率化を目指して、食肉卸用のパッケージシステムとExcellentの連携をもっとシームレスにしていきたいです。また情報システム部門が新設させるので、今後もっとExcellentのユーザーは増えるのではないかと思います。

現在はデータ抽出が主な使い方なので、今後はデータ分析も行って、会社の経営にデータを活用できるようにしていきたいです。