【Excellentの使い方】帳票作成やデータベース管理に10年以上活用!

はじめに

「BIツールで出来ることは何となくわかるけど、業務の中での使用方法がいまいちイメージできない…」
「他の企業ではどんな風にBIツールを活用しているのか知りたい!」
といった方々に向け、弊社のお客様に伺ったWebQuery/Excellentの業務における使用方法を対話形式でご紹介いたします。

今回ご紹介するのはインフラ系の情報通信業でWebQueryをご使用いただいているお客様の使用イメージです。

経理や会計の帳票作成、データベースの管理にも活用

KSC
本日はよろしくお願いいたします。
まず御社の事業内容を教えていただけますか?
インフラ系SIer
コンピュータを利用した情報処理、情報提供、情報通信サービスおよびそれらに関するコンサルティングを行っています。関連会社にシステム部がないので、それらのシステムを一手に担っているようなイメージを持っていただければいいかと思います。
KSC
どのような業務や部署でExcellentをご使用いただいているのでしょうか?
インフラ系SIer
経理部門と経営企画部門では主に帳票作成ツールとして、情報システム部門ではシステム管理にExcellentを使っています

まず経理部門では定例帳票を帳票ごとの専用ビューやパラメータークエリーを使って定型処理に登録しています。

帳票を全て分析して必要な項目を選別して帳票ごとの専用ビューを設計し、それを元にベンダーがビューを作成しているのですが、そのビューをExcellentに引っ張ってきて、エンドユーザーが定型処理を実行して日付や取引先名などをパラメータクエリーで選択/変更すれば帳票ができるようにしています。
KSC
必要な項目かどうかを整理した上で、エンドユーザーが抽出できるデータをある程度絞り込んでいるんですね。

経営企画部門と情報システム部門ではどのようにご利用いただいているのでしょうか?
インフラ系SIer
経営企画では管理会計資料作成や分析業務に使用しています。会計報告のための帳票抽出が主で、会計的な仕分けの集計値や売掛金一覧などを確認するために使用しています。そのためデータが正しいかどうかが非常に重要なものとなっています。

情報システム部門はシステム管理者としてデータベース内容の確認を行っています。これはリモートデスクトップを使用しないので誤更新のリスクがないことが理由です。

普通だったらリモートデスクトップからサーバーに入り、SQL文を投げて拾ったデータをコピーして、Excel上に反映させるというやり方ですが、この直接データベースに入ってデータを抜くというやり方は特権ID問題などでいろいろリスクがあります。

そのため弊社では取引先などの各マスターなど、経理の全データベースをExcellentでつないで、Excellent上でデータを全て抽出できるようにしています。

またExcellent上でSQLを使ってデータを抽出すればExcelに張り付けた際にTabなどによるずれがないのも助かっていますね。組織改正が入る場合のダンプ(※)を取るときなんかもExcellentを使っています。サーバーに入れるような管理者の目線だと、データが壊れる心配もないため非常に安心して使えます

※ダンプ
データベースに含まれているテーブルなどの情報をSQL文の形で出力すること

インフラ系SIerにおけるExcellent使用イメージ
KSC
ありがとうございます。リモートデスクトップで行うと生じてしまう不都合がExcellentでは起きないため管理者の方にとって都合がいい部分があるんですね。
インフラ系SIer
他のBIツールも一応使っているのですが、キューブを作る必要がある上、時間がかかるのであまりやりたくないんですよね…。そのため基本的には全部Excellentでデータを抽出して加工しています。
KSC
Excellentをガンガン使っていただいているようで嬉しいです…!

Excelベースだから陳腐化しにくく長く使える

KSC
Excellentの導入以前はどのような課題があったのでしょうか?
インフラ系SIer
当時データは紙出しで渡していたため、「現場にもっとExcelを使わせたい」というのが動機でした。

というのも、情報システム部門への臨時帳票の作成依頼が多い上、ホストサーバーから1つの帳票を作るのに毎回プログラム(PL1)を書いてテストする必要があり、SEに依頼してプログラムをつくるのはコストも時間もかかるわりに儲けも少ないのでやめたい、という状況だったからです。

こういった状況に対して社内から「簡単なものに関しては社内で何とかできないか」という提案があがり、そこから最新のデータをWindowsサーバーを立てて蓄積し、EUCツールを活用するという会社の方針が決まりました。
KSC
ペーパーレス化の動きや時間やお金の負担が大きかったことから課題解決手段の模索が始まったんですね。

Excellentを知ったきっかけや導入の決め手は何だったんでしょうか?
インフラ系SIer
関連会社がExcellentを使っているのを見て導入を決めました。

潮流に乗ったツールはセキュリティ的には担保されるかもしれませんが、陳腐化して淘汰される可能性も高く結果的にサポート期間が短くなってしまうリスクがあると個人的に考えています。

その点、ExcellentはExcelをベースにしたBIツールで、 ExcelはMicrosoft社の製品なので簡単には淘汰されないと思いました。またWindowsサーバーに対応しているのが会社が決めた方針に合っていたのと、自分たちで簡単に帳票の作成・変更ができ、しかも1表ずつカスタマイズする場合に比べて低予算でできるようになるだろうと判断したのが決め手でした。
KSC
「Excelベース=ユーザーが使いやすい」という評価をいただくことはたびたびあるのですが、「 Excelベースだから陳腐化しにくい」というのは観点として興味深いです…!

もう10年以上Excellentをご使用いただいていますが、このあたりが関係しているんですかね?
インフラ系SIer
それに加えて製品バージョンアップの頻度が高く、最新のWindowsOSやMicrosoft Office対応にも積極的なので安心して使えるというのがありますね。

こんなにスパスパとバージョンアップしてくれる製品はないんじゃないかなあという印象です。

10年以上使っていますが、障害が全く起こっていないですね。社内のサブシステムでこれだけ長く使っているものなんてMicrosoft OfficeとExcellentくらいです。ブラウザさえどんどん変わっていく中、これだけ長く使えるのはすごいですね。
KSC
長年問題なくExcellentをご利用いただけているようで何よりです…!

その他にExcellentの使い心地はいかがですか?
インフラ系SIer
ExcellentはExcelにアドインして使うツールなので、「Excellentを使っている」という感覚がいい意味で全くないというか、Microsoft Officeの一機能と認識しているくらい機能としてなじんでいます

また導入前の課題だった帳票の構築・運用コストがかなり軽減され、臨時帳票の作成依頼を減らすことができています。コストや時間が削減できた分を開発に回せるようになったのがよかったですね。
KSC
Microsoft Officeの一機能と認識していただけるくらいなじんでいるとは恐れ多いとともに大変うれしい評価です…!ありがとうございます!

最後に今後のデータ活用についてお聞かせください!
インフラ系SIer
社内にデータが10年以上分蓄積されているので、それらのビッグデータを分析して、原価予測から売上予測まで何から何まで分析していきたいと思っています。
KSC
本日は貴重なお話、ありがとうございました!

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