導入後、ユーザーからの「このツール使えない。」を減らすために

はじめに

新しいツールの導入担当者からすると、ツールを導入するまでが1つの大きな仕事ですが、導入後に『ツールを使っていかに業務が改善されたか』も大切です。

ツールのリリースまでには『選定ツールの絞込』や『上長の承認』、『予算の確保』、『休日対応の導入』など、多くの工数が必要になります。
苦労してやっとリリースした結果、『使いづらいので使わない』とユーザーに思われないために、今回はツール選定時のポイントをいくつか記載します。
ツール選定を任されている担当者の参考になれば幸いです。

また、『導入はしたけど、ユーザーがツールを使ってくれない』という課題に対しては
何故ユーザーは新しいツールを使ってくれないのか?
といった記事もございますので、是非合わせてご確認ください。

ツールの選定時のポイント

1. ユーザー代表者の協力


ツールの選定を進める上で、やはりユーザー部門の協力は必要です。
しかし、全員の意見を1つ1つ聞いていくことは難しいかと思います(ユーザー部門の人数にもよりますが )。その場合、ユーザー部門に責任者をたててもらい、情報の交換ができる体制を作る必要があります。
ツールの選定をする部門と実際に使う部門では、立場の違いなどから認識の齟齬はどうしても生まれてしまいます。それぞれの部門が持っている業務やツールのイメージを、スムーズに共有できる体制作りはとても大切です。

また、責任者をたててもらえるメリットとして、新規ツール導入プロジェクトの当事者が、ユーザー部門にもできることが挙げられます。
新規ツールの導入について、『新しいツールが今度導入されるらしいよ』といった他人事の意識から、自分たちも選定に関わっているという当事者意識を持ってもらうことで、新規ツールに対する意見などが出やすい環境を作ることも重要になります。

2. 適用業務の調査


新規ツールの導入にあたって適用業務の情報収集を行うかと思いますが、具体的にはどんなことを確認すればいいのでしょうか?

確認項目の参考として、5W1Hに沿った確認があります。
『いつ』『誰が』『どんな目的で』『どのように』といった項目を、導入業務に当てはめて確認をしていきます。
確認する際に『ユーザーのITリテラシーは高いのか』、『どのぐらいの時間をかけているのか』といった項目も大切な情報です。前項でも書いたユーザーの代表者がいるようであれば、しっかりと情報の交換を行いましょう。

細かく調べようとするとキリがないように思えますが、導入後に再調査が必要になる事態を考えると、新規ツールの適用業務について詳しく知っておいて損はありません。
ツールの操作性はもちろん、ユーザーが1日のどういった流れの中で使うのか、運用は難しくないか、といった点からも検討を進めることは大切です。

3. 選定段階でユーザーにツールを触ってもらう


ツールの操作性や特性を理解して伝えられる方法としては、ユーザーに実際にツールを触ってもらうことが一番効果的です。

しかし、
「ツールを触れる環境を作りました。時間のある際に触ってください。」
といった提供方法では上手くいきません。
ユーザーとしては初めて使うツールですので当然使い方も解りませんし、どんな観点で確認をするのかも迷ってしまいます。

ツールの販売元などに頼んで簡単なツールの説明会やデモのようなものを実施して貰えると、ユーザー部門への説明もスムーズに進みます。

検討しているツールの説明会を開く際、開発ベンダーがどこまでやってくれるのか、また試使用版の提供は可能なのかといったことは、事前に確認をしておきましょう。

最後に

我々システムコンサルタントでは、「Excellent/WebQuery/FreeWay」というBIツール製品群の製造から販売、保守までを自社で行っております。
全ての工程を自社で行っておりますので、選定からリリース後の保守まで一貫したサポートをさせていただきます。

「BIツールの選定から導入まで、どうやってすすめれば…」
といったお悩みをお持ちの方も、お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

製品ロゴ