増え続ける定型帳票の管理と増加対策

増加イメージ

はじめに

我々システムコンサルタントでは、「Excellent/WebQuery/FreeWay」というBIツール製品群の開発・販売・保守を一貫して行っております。
普段からBIツールの移行を検討されているお客様の管理部門の方とお話をさせていただく際、「既存製品で使っている定型帳票が何個あるのか解らない…」といったお話しを良くお聞きします。

今回はBIツールを運用されている企業様の悩みとしてよく聞く、「定型帳票の管理方法」について少しお話ししてみたいと思います。
今現在BIツールの管理をされている方はもちろん、今後BIツールの導入を検討されている方も情報収集の一環として読んでいただければ幸いです。

定型帳票はなんで増える?

データの抽出・分析を簡単に行えるBIツールでは、「売上報告」や「在庫管理」、「勤怠管理」…等、様々な用途の定型帳票が作成されていきます。ユーザー数や利用業務が多い場合、定型帳票の数がある程度多くなることは仕方ありません。
しかし、なぜ管理者の想定以上に定型帳票が増えていってしまうのでしょうか?
以下は、定型帳票が増えすぎてしまった企業様でよく見る、必要性が不明な定型帳票の一例になります。

  • 誰が何の目的で作ったのか解らない、とりあえず残された野良帳票
  • 作成途中のバックアップとして念のため残されたBK帳票
  • 別々のユーザーが作成した、同じ目的の定型帳票
  • 似ているけど、少し違う定型帳票

「とりあえず残された野良帳票」や「バックアップとして残されたBK帳票」といったものは、 BIツールの定型帳票に限らず、普段利用されているExcelなどのドキュメント資料でも言えるものではないでしょうか? (~.xlsx、~BK.xlsx、~BK2.xlsx)

「同じ目的の帳票」が増えてしまう背景としては、例えば「所属する営業グループの売上確認用の検索を、グループ内のユーザー全員が作成。」といったことが挙げられます。
自分が欲している帳票が存在している、ということが解らなければ当然こういった帳票の重複は生まれてしまいます。

「似ているけど、少し違う定型帳票」では、同じようなデータ(情報)を取得しているが、一部分だけ異なるため、複数に分かれてしまっている定型帳票です。例としては「1月の売上報告帳票と2月の売上報告帳票」といったものが挙げられます。

こういった増えてしまう帳票の例は、この記事を読まれている方も思い当たるケースがあるのではないでしょうか?以下の説明では、増えてしまった帳票の整理や、増やさないための対策の一例をご紹介します。

増えた定型帳票の整理

増えてしまった定型帳票を、利用中のBIツールの画面から1つ1つ調べていくのは現実的に厳しいです。「各ユーザーに自分が管理している帳票をチェックしてもらい、その情報をまとめる」といった方法も考えられますが、ユーザー部門との調整も大変ではないでしょうか?
そのため、登録されている帳票の一覧をCSVファイルなどに書き出せる機能があると、 全体の総数の把握が容易にできるため、 効率が大きく変わってきます。

CSVファイルへの書き出しが可能な場合、「定型帳票名」や「作成者」といった情報の他、「作成日」「更新日」「最終利用日時」といった日付情報が出力されるかによって、「不必要な定型帳票の整理」の手間が変わります。
例えば、「直近1年間使われていないものは破棄( 最終利用日時から判断)」といったルールや、「作成から1年以上更新されていないものは破棄(作成日、更新日から判断)」といったルールを設けられるからです。

運用ルールを明確にできることで、「目的不明な帳票」や「バックアップ用の帳票」など、「誰に確認していいのか解らない」といった野良帳票の増加を管理することができます。

不必要な処理の増加対策

上記では、「増えてしまった処理を整理・削除する」方法の一例をご紹介しました。こちらでは、「そもそも増やさないようにするには?」といった増加対策について、例をご紹介します。

「とりあえず残された野良帳票」や「バックアップとして残されたBK帳票」については、運用ルールを定めて「帳票を作成できるユーザーを絞る」や「各ユーザーに不必要なものは極力作らせない 」といった対策が必要になります。

「同じ目的の帳票」「似ているけど少し違う帳票」は、BIツールの機能を利用した対策も可能です。

「同じ目的の帳票」は、「他ユーザーが既に作成していることを知らない」といったことに起因して起こる傾向にあります。
BIツール内で作成した定型帳票の共有が簡単にできれば、他のユーザーが作成したものも把握できます。そもそも、ツールがどういった環境で稼働しているのか(Web系、クラサバ系 等)によって共有方法は異なってきますが、自社の運用に沿って簡単に共有ができるかが大切です。
いくら仕組みを用意しても、ユーザーが難しいと感じてしまえば利用してくれません。「自分で作らなくても、他ユーザーのものが使える」といった認識を持って貰える、手軽な仕組みを提供できるかを確認してみましょう。

「似ているけど少し違う帳票」 は、例で挙げたような一部の条件が異なることから増えていくケースが多いです。こういった「一部の条件の違い」による増加も、BIツールの機能によっては制御が可能です。
「日付を変えたい」「所属グループを変えたい」「対象の顧客を変えたい」といったように、帳票を出力する際の条件は少しずつ違います。
当然、条件ごとに帳票を作っていてはどんどんと帳票が増えてしまいますが、帳票は1つだけ用意して、実行するたびに条件を変えることができればどうでしょうか?
必要最低限の帳票を1つ用意しておけば、それぞれのユーザーが自分にあった条件に変更できるので、無駄な帳票は増えません。

このように、増えてしまう帳票への対策としては、「ユーザーへの周知・教育での管理」、「BIツールの機能を使っての管理」などの対策が存在します。
それぞれの対策を適材適所で実施することで、不必要な帳票の増加を管理してみましょう。

最後に

今回ご紹介した内容は、BIツールの移行を検討されている企業様から特に多くご相談いただく内容になります。
普段BIツールを運用されている中では、帳票の管理は「必ずやらなければ業務が回らない」というほど大きな問題ではないかもしれません。
しかし、普段からこまめに管理を行っておくことで、ユーザー部門・管理部門どちらにとっても効率的な業務運営が可能になるのではないでしょうか?

我々システムコンサルタントでは、「Excellent/WebQuery/FreeWay」というBIツール製品群の開発・販売・保守を一貫して行っており、多くのお客様にご利用いただいております。
現在の運用方法の改善点なども含め、是非ご相談いただければと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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