社内データ、どんな形式で管理していますか?

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はじめに

普段、様々なお客様からBIツールについてのお問い合わせ・ご相談をいただきますが、ご要望としては当然「社内にあるデータを出力・分析したい」といったものになります。
そこで、今回は「分析したいデータ」にはどういった種類があるのか、管理形式の観点からご紹介します。

データの管理形式によってBIツールをそもそも導入できるのか、どういった分析が可能かが変わってきます。
今回の記事が、現在BIツールをお探しの方やBIツールの情報収集をされている方の参考となれば幸いです。

データの形式

世の中には様々な方法で管理されているデータがありますが、今回はお問い合わせいただく機会が多い、以下の5種類をご紹介します。

  • リレーショナルデータベース
  • NoSQLデータベース
  • SaaS
  • 電子ファイル形式

リレーショナルデータベース


直訳すると「関係データベース」となりますが、「列」「行」で構成される「表」形式でデータを管理するものです。
歴史も古く、多くの企業で「リレーショナルデータベース」を使ったデータ管理が行われているのではないでしょうか?
データを抽出する際に使うSQLの技術も広く知られており、多くのBIツールがデータ抽出の対象としています。

NoSQLデータベース


NoSQL(Not Only SQL)データベースは、リレーショナルデータベース(RDB)と比較されるデータベースです。
詳細説明はここでは行いませんが、リレーショナルデータベースとは異なるデータの管理方法を行うことで、データ量の増加、それに伴う処理速度といった課題に有効とされています。

「リレーショナル」「NoSQL」、それぞれのデータベースにメリット・デメリットがありますが、新たなデータ管理の方法として「NoSQLデータベース」を利用される企業も増えてきています。

SaaS


SaaS(Software as a Service)はクラウドで提供されるインターネット経由で利用するサービスです。
例えば「顧客管理」や「売上管理」といった業務パッケージなど、様々な形態のサービスが提供されています。
それぞれのサービスで管理しているデータや、利用状況のログといった情報はクラウド上に存在します。
クラウド上で管理しているデータは、各サービスで専用の出力機能も実装されている場合もありますが、サービスによっては外部のアプリケーションからデータを出力することができるものもあります。

電子ファイル形式


こちらはExcel、CSVファイルといった形式でのデータ管理です。
例えば営業職の方は、自分が担当している顧客リストといった個人的なデータについては、Excelなどで管理されているユーザーも多いのではないでしょうか?
各ユーザーのPCなどでファイル形式で保管されている情報も、重要なデータの1つです。


経理関連、契約関連、稟議・報告書といった資料は、紙で管理されている企業も多いのではないでしょうか?日本企業は特に紙書類が多いと言われていますが、中々電子化に踏み切れていない企業も多いと思います。
電子化されていないデータをBIツールで検索することは難しいですが、企業のデータとしては重要な資産です。

データの形式によって対応しているBIツールは異なる

BIツールの選定の際には、まず前提として社内にあるデータの形式に、BIツールが対応しているかの確認が必要になります。
各ツールによって対応しているデータ形式は異なりますので、製造元に確認してみましょう。
また、例えばリレーショナルデータベースに対応しているといっても、『どのリレーショナルデータベースに対応しているのか』といった確認も必要です。
BIツールの選定の際は、操作性や表現力といった所も重要ですが、そもそも社内のデータを扱えるのかといった部分をしっかりと確認しましょう。

また、データをどういった形で管理するのかは、扱うデータの性質や社内のセキュリティポリシーなどによっても異なってきます。
管理方法を変えることは簡単にはできませんので、選定の初期段階でしっかりと判断をしておきましょう。

最後に

社内で管理しているデータというのは企業にとって貴重な財産ですが、ため込んでいるだけでは価値は生まれません。
BIツールなどを使って価値のある資産として活用するためにも、社内にはどんなデータが眠っているのか、どんな形で活用できるのかを、常に検討することが大切です。

我々システムコンサルタントでは、「Excellent/WebQuery/FreeWay」というBIツール製品群の製造・販売・保守を全て自社で行っております。
現在、弊社BIツールで対応しているデータ形式は、「リレーショナルデータベース」と「ファイル形式」の2種類となっております。
これまで多くのお客様のデータ活用のお手伝いをしてきた実績もございます。
「そもそもBIツールって何ができるの?」といった情報収集レベルのお問い合わせでも結構ですので、是非お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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