BIツール 導入事例 株式会社河合塾マナビス様

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株式会社河合塾マナビス 様


WebQueryによる帳票出力環境を全国約300校舎に展開。
帳票作成業務の大幅な負担軽減、迅速かつ正確な情報提供
も実現した。誰もが使える帳票出力の仕組みにより、変化する
顧客ニーズを的確に捉え、信頼と収益の最大化を目指す。


 株式会社河合塾マナビスは「すべては一人ひとりの生徒のために」という理念のもと、河合塾のトップ講師陣による「高品質な映像授業」と、自立した学習姿勢を育みひとつ上の現役合格へ導く「親身な学習ナビゲーション」、予復習の仕方や計画の立て方が確認できる「学習システム」など、着実に成績をあげるための環境を全国の高校生に提供している。河合塾に通えない遠隔地や、部活などで忙しい高校生のニーズをくみ取り、2006年の会社設立以来、そのビジネスは右肩上がりで成長。直営校舎・フランチャイズ校舎を合わせ、全国に約300校舎を展開している。

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属人的な帳票作成業務が大きな負担に

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 各校舎の営業や運営管理を支援する手段として、業務システムに蓄積された入会状況や受講状況などのデータを日報・週報・月報として帳票に出力して活用していた。しかし、近年の校舎数の増加により、ExcelとAccessを駆使して行う帳票作成業務が担当者の大きな負担となっていた。

 帳票作成業務を知る石井氏は「毎週火曜日が週報の帳票を作成する日で、その日の経営会議でも帳票を利用することになりますが、作成時の作業量が多く、朝8時に始めても午後2時まで掛かっていました。Accessから出力したデータをExcel帳票の複数のシートに張り付けていって、最終的な帳票が完成する流れなのですが、この作業を何度も繰り返すという非効率なものでした」。

 それだけではなく、帳票完成後に各校舎に提供する作業にも課題があり「本部と直営校舎向けのものは共有フォルダーに保存するだけなのは良かったのですが、フランチャイズ校舎向けのものは、フランチャイズ校舎に提供するためのWEBシステムの仕組み上、いったんCSV化する必要があったり、一部のフランチャイズ校舎には帳票にパスワードを掛けてメールで送る必要があったり、作成して提供するまでは、気が狂うくらい大変でした(笑)」と石井氏。

 この他、情報提供のスピードと、情報の精度にも課題があり「帳票の作成が遅れて、経営会議の時間に間に合わなかったり、遅れが大きい場合には校舎からクレームが来たりすることがありましたね。それに、フランチャイズは別法人のため、情報の精度はより一層シビアに考えるべきですが、手作業だとミスが起こりやすく限界がありました」と当時を振り返る。

導入背景

  • 全国の校舎に公開する売上帳票の作成業務に、Excelを用いた手作業が多く、IT担当者の負担が大きかった

導入ポイント

  • データ集計・帳票出力機能
  • 事業形態やユーザーの立場ごとのアクセス制御
  • 機能と価格のバランスの良さ

導入効果

  • IT担当者の帳票作成業務への関与を大幅に削減
  • 迅速かつ正確な情報提供
  • T担当者が不在の土日も帳票出力・活用


ちょうどいい機能と価格を評価

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 そこで2016年春、この属人的で負担の大きい帳票作成業務を見直すべく、システム化の計画が始まった。BIツールの導入を検討し始めて、決定したのは2016年秋。WebQueryを含めて3つの製品から選定された。 WebQueryに決定した理由について、システムの計画から運用まで携わる宗田氏は次のように説明する。

 「BIツール選定の条件は、大きく次の三つが挙げられました。一つ目がこれまでの業務で利用している帳票を作成できること(帳票作成機能)、二つ目が直営校舎とフランチャイズ校舎といった事業形態や、ユーザーの立場ごとに公開する情報を制御できること(アクセス制御機能)、三つ目が機能と価格のバランスの良さで、他の2製品の価格は何千万円と予算を超えていたし、高機能なぶん複雑でした。やりたいことはそこまで細かくなかったので、WebQueryの機能ぐらいがちょうど良かったです」。

 2016年12月、システム化の内容が決定。現行の基幹系システムとは別に、情報系システムとして、WebQueryでデータを活用するためのデータベース環境を構築、WebQuery/FreeWayを導入した。

 そして翌2017年1月からはデータの蓄積を開始。これと同時にスタートした帳票約10パターンの開発は約2か月で完了した。同年3月には本部と直営校舎向けにリリースし、4月にはフランチャイズ校舎向けにリリース。現在の利用状況について宗田氏は「業務を進めていく中で必要になった 帳票は随時作っていて、活用している帳票は30~40個ありますね。利用者数は各校舎で3~4人はいるので1,000名弱です。本部や校舎で働いている方が、営業や運営管理のために利用しています」と説明を続けた。

 管理業務での利用について石井氏は「本部では経営会議で全校舎データを見ています。フランチャイズ事業ではフランチャイズ校舎を管理するスーパーバイザーが見たり、直営事業では直営校舎ブロックのブロック長が見たりしています」と補足した。

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毎週半日を要する作業が30分まで短縮

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 導入の効果について石井氏は「帳票作成業務のスピードがとにかく上が りました。なにせ朝8時から午後2時までかかっていた週報の出力が、今は 30分掛からないですからね。30分掛かっていた日報の出力は、今はワン クリックで印刷を含めても3分。年間で考えれば相当な時間を短縮できて います。あとは過去の実績もデータベース化されているため、1年を振り 返るときにも、データを楽に出せるようになりました。それに、ユーザー や経営陣から要望もあがるようになって、要求に合わせて作成できていま す。WebQueryで対応できているので、そういう意味では万能なんでしょ うね。経営企画としてはやりやすくなりました」と手応えを話す。

 さらに宗田氏も「決められた時間に帳票を出力できるようになりました ね。手作業によるミスもなくなって、数字も自信を持って出せる精度にな りました」と効果を強調する。

 ユーザーへのヒアリング結果について宗田氏は次のように紹介する。 「土日は本部が休みのため、校舎は開校していても以前は帳票を利用す ることができませんでした。そのため、毎日利用できるようになったこと への声が多かったですね。『毎日日報が出力できるので、出勤時に必ず日 報を出力して印刷をするフローを校舎内で確立できた。すぐに出力できる のでありがたい』『土日も日報が出力できるところが良い』『いつでも見 たい時に見られるようになった』など」。

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営業業務における帳票 イメージ



今後はWebQueryを分析ツールとして他部門でも活用

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 その後もWebQueryを他部門へ展開するなど、取り組みを進めている。

 「これまでは経営管理部門かシステム部門が、帳票の作成と提供をして きましたが、今やろうとしているのは販促部門や教務部門、運営管理部門 でのデータ分析の促進です。この各部門に1人は分析ツールとして使える 担当者をつくろうとしています。WebQuery定期セミナーに出席して使い 方を覚えてもらい、その後、社内データの活用について独自のセミナーを 行いました。今は各部門で試行錯誤をしているところです」。

 WebQueryで業務の効率化を実現し、さらにデータ活用の促進にも積極 的に取り組む河合塾マナビス。しかし、これからも成長していく上で特に 大切なことは、IT化ではなく信頼され続けることだと石井氏は言う。

 「IT化とかではなく、生徒さんを大切にするという理念が大事で、希望 の大学に合格させるということに尽きると思います。そこをしっかりすれ ば信頼される塾になり、成長もしていくと考えています」と締め括った。

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会社概要

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株式会社 河合塾マナビスの皆様
(左)経営管理部 経営企画管理課 石井 健志 氏
(右)IT推進部 IT推進課 宗田 宣昭 氏

設立 : 2006年12月1日
本社: 東京都千代田区六番町5-14
六番町武田ビル
資本金 : 1億円
従業員数 : 259名(2018年3月31日現在)
URL: https://www.manavis.com/
ユーザー: 本社および直営校舎、フランチャイズ校舎
サーバー: アマゾン ウェブ サービス(AWS)
OS : Windows Server 2012R2
導入DB : Oracle 11gR2


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